你一定要會的職場Email 寫作重點
英文Email常見的四大問題
親愛的Alisa 老師：
我常常覺得學了這麼多年英文，背了這麼多單字，英文寫作也不差，但為什麼在寫英文email 時總是卡卡的呢? 我發現外國客戶的回信簡短，用的單字也不艱深困難，但我的email 內容卻老是落落長。過去我所學的英文寫作方式，難道在進入職場後都派不上用場嗎?寫英文email 時，到底有哪些要注意的重點呢?親愛的Alisa 老師：
過了六月畢業及找工作的熱潮，七八月正是新鮮人體驗職場的季節。你是不是也和這封來信的職場新鮮人一樣，對於英文email 該怎麼寫也充滿疑惑呢?
在這一期的專欄中，Alisa 老師整理了台灣人在職場的英文email 中最常犯的四大錯誤和範例要向TOEIC OK 的讀者們分享。不論你是不是職場新鮮人，這一期的內容很實用，大家要好好熟記喔!
Email 是目前職場上最常被使用的溝通往來工具，人人都會寫，但卻非人人都可抓到其中的竅門，進而寫出一篇能為自己及公司建立專業形象、又能讓收件人想立即回信的email。到底台灣人的英文email 都犯了什麼樣的錯誤呢?
問題一：Email 主旨要簡短有力，才會讓人一看就懂？
首先，Alisa 老師有幾個問題：
1. 你有沒有曾經因為想不出標題，而讓email 主旨欄空白呢？
2. 你有沒有曾經懶得改主旨，而一直沿用同一封信的標題繼續和對方聯繫，就算討論的議題已經和原主旨毫無關聯了呢？
3. 你有沒有曾經將email 內容或是問題，一股腦兒全打在主旨欄，再複製一遍在信件內容欄，或是讓內容乾脆一片空白呢？
若是以上的答案都是YES，那你就要好檢討了。同學們可能會認為：email 的主旨有這麼重要嗎？收件人往往只會花1、2 秒的時間來看標題吧？主旨只要用簡單的一、兩個字把信件關鍵字寫出來不就好了嗎？ Alisa 老師要告訴你，email 主旨欄真的很重要！
首先，主旨欄千萬不可以空白，否則可能會導致email 被當成垃圾信件。再來，若信件內容經雙方一再的往來答覆，內文的討論事項已脫離原主旨，那麼請務必刪除先前的信件內文，並換上一個新的主旨，一來是讓收件人更清楚信件內容，二來是方便日後搜尋信件和資料歸檔。而最後，不可將信件所有內容放在信件主旨欄，那只會讓對方對你有亂無章法的壞印象，更別談對方對你會有後續的聯繫和回應了。
其實寫一封商業英文書信一點也不難，要記住：忙碌的商務人士每天收到的email 至少約20 封，而主管們甚至會收到上百封的email，因此想吸引收信人的目光或是贏得對方秘書的注意，來獲得快速回信，秘訣在於你的email 是否下了個好主旨。
一個好的email 主旨，要有三個大原則：條理分明、目標明確、符合內容。Alisa 老師就來告訴大家幾個email 常見的問題，讓同學們一起來比較錯誤及正確的用法。
錯誤一：主旨不夠清楚明白
Subject: Request
主旨：請求
v.s
Subject: Quotation Request for Gift Bags
主旨：贈品袋的詢價請求
第一個主旨雖然易讀也與內容相關，但卻一點也不明確。忙碌的商務人士看到這封信的主旨時，怎麼會有快速點開處理我們請求的念頭呢？
第二個主旨把Request（ 請求） 更明確化為Quotation Request（詢價請求），又再進一步加上for Gift Bags（關於贈品袋），雖然還沒看完信件全文，但這主旨已夠明確易讀，讓收件人只要一眼瞥過，就可以馬上對應到相關資訊和流程，並且快速地回覆這封要求信件。
錯誤二：主旨沒有詳細時間說明
Subject: Sales Promotion
主旨：促銷活動
v.s
Subject: Sales Promotion for 2012 A/W Collection
主旨：2012 秋冬新品上市的促銷活動
第一個主旨雖然比Sales 來得明確，但到底是哪種的促銷活動呢？過季特賣？週年慶？品牌日？還是新品上市？
第二個主旨多了for 2012 A/ W Collection，幫助收件人更明確點出信件內文是關於新品上市的，這樣的主旨才能快速帶到重點。
問題二：Email 的開頭該直呼名字還是用Dear Sir/Madam ？
同學們在寫英文信件時，是否曾對公式化的Dear Sir/Madam 感到陳腔濫調？而也會有多人會問Alisa老師，Dear 翻成中文是「親愛的」的意思，我明明和對方不太熟，這樣稱呼會不會太親暱了呢？ Alisa老師現在一次為你解開這兩個疑問。
在英文email 規則中，Dear 是一種表示禮貌、尊敬對方的意思，Dear Sir/Madam 是使用在寫信給不知其名的人，亦即我們所謂的「敬啟者」。我們也可以將Dear 解釋為「致～」，例如Dear Alisa 就是致Alisa 的信；當然你有其他更輕鬆的信件抬頭選擇，其實大部份的人都可以接受在信件抬頭上直接稱呼名字，例如：Hi Alisa, 或是Good morning Alisa, 而該如何拿捏就在於你和收件人的關係、以及你們溝通的頻率。
從信末署名可以看出你與對方想建立什麼樣子的關係，想較親近一點，你就可以署名Alisa；若想與對方保持距離，就可以連名帶姓的署名Alisa Tu。同樣地，對方也會從中嗅出你的署名密碼，而和你維繫你所預設的雙方關係。另外，Alisa 老師告訴同學一個小技巧，就是當你收到對方回覆時，觀察對方如何稱呼你，以及如何在信末署名，你就知道下一次寫信時，你也能怎麼稱呼對方。
問題三：Email 的用詞口氣越正式就越專業嗎？
很多人都認為要寫好一封email 就是要使用正式的措辭和口氣，而且還要公事公辦、就事論事，才能呈現出自己在工作上的專業度。但，這絕對是個錯誤的大迷思！
英文email 內文的寫作重點是，讓內文如同平常對話的口氣，不打官腔也不咬文嚼字，所以在一般談話中不會用到的措辭，在email 中也不會出現。台灣的英語教育總是要求我們在寫作時，要使用看似厲害專業的用詞遣詞和片語，和高階的文法技巧，才能得到令人滿意的高分成績，但實際上，一封正確適當的email 內容，是要讓人感到一目了然又可以明確的收到所要傳達的意思。
以大家常犯的錯誤舉例來說，請比較兩封信中內文的第一段we spoke earlier（信件一）和 we talked in the morning（信件二），Alisa 老師認為後者是比較適當的。同學們應該會覺得很疑惑，這兩句話看起來都很正確，看不出有甚麼問題，但事實上卻是，we spoke earlier 在信件一裡的意思是：我們剛才講過電話。並沒有明確的提到時間，會讓人摸不著頭緒，不知道我們曾在哪個時間點講過話。而we talked in the morning 明確的指出，我們在早上通過電話，讓收信者一看就能聯想到早上的對話內容。
信件一
信件二
email 可以展現寄件者的說話口氣，我們知道在職場上與客戶應對的口氣和態度非常重要，這會影響到你的客戶是否有和你建立業務合作關係的意願。所以，Alisa 老師現在就為你改造看起來冷冰冰的信件一，讓它變得更友善、更讓人想閱讀。
Alisa 老師另外補充一點，在信件一的最後有一句：If you need further information or assistance please revert. 句末的please revert（請回覆），請同學拿起螢光筆畫線註記，這句話簡短又明確，建議同學們可以常用在商業信件上唷！
現在信件二是不是看起來明確許多呢？請大家務必email 的用字遣詞上多花點心思，讓你在工作上不僅能提高辦事效率，更能在職場中打好人際關係喔！
問題四：Email 的信末問候語用Best Regards 最禮貌？
不論是過去在教商業英文時，還是現在在商界工作，Alisa 老師經常被學生和同事問到一個問題：email 的結尾只有Best Regards 才最得體嗎？Best Regards 翻成中文，叫做「致上我最高的問候」，是不是感覺有點咬文嚼字呢？你上一次聽到別人這麼跟你說，應該是某某公司在報紙上夾頁聲明吧？或許你會有著疑問，這句咬文嚼字的問候語，卻常在商業書信出現，竟然還是大家最熟悉的的問候語？為什麼它會這麼常見呢？因為，商業人士的時間永遠不夠用，只想用最快的時間處理一封email，而這句話因為太常出現，所以容易被大家接受，商業人士們也不用絞盡腦汁，去想出一句漂亮的信末問候語，因此Best Regards 就這樣在你我的周遭生活中活蹦亂跳。
Alisa 老師要告訴同學們，其實當大家都這麼做的時候，不見得代表這就是最好的用法喔！請同學們看到範例一，Alisa 老師要教同學，另外幾個常用的信末問候語。
範例一
Alisa 老師提供給同學們的問候語，都是一些好記又簡單的單字，同學們可以挑選幾個熟記，在下一次寫信時使用，收件者一定會感受到你的用心喔！從範例一的表格看來，email 結尾語的選用可是一門大學問呢！信末結尾語的使用必需考量與email 收件人的關係和收件人的互動情況，正因如此我們才能維繫我們與對方的關係，一句好的email 結尾就是再次和對方釋出一個友善的訊號！
Alisa 老師把在學校和職場上觀察到的台灣人常見四大email 問題在本期分享給妳，希望對你的職場有幫助喔! 如果你有任何心得想分享或是任何問題想問Alisa 老師，歡迎來信到 service@toeic.com.tw。我們下次再見囉！
文末需要指出的是此文提到的“pls revent”可能会造成误用，revent并等同于reply，respond，大意为“如有问题请指正”。
可参考资料：http://www.usingenglish.com/reference/idioms/please+revert.html
